Les principes juridiques de la dématérialisation des documents ont été posés par de nombreux textes au niveau international, communautaire et national. Confronter l’environnement juridique en vigueur à la pratique permet de constater que si les conditions d’établissement des écrits électroniques sont définies par la loi, leur conservation reste délicate à mettre en oeuvre.

A ce stade, il convient de distinguer plusieurs types d’archivage, en fonction de la finalité recherchée :

• gestion de l’information (valeur patrimoniale, pas de valeur juridique) ;
• preuve et validité d’un acte ou d’un fait juridique (valeur juridique) ;
• à des fins de contrôle par l’administration, ex : Impôts et Urssaf (valeur juridique).

En droit, archiver des documents électroniques, des actes juridiques, (comme des contrats, etc.) correspond à l'idée de pérennité de l'information contenue dans ces documents avec la possibilité de la restituer intacte, c’est à dire identique à celle de son origine. De plus, cette opération visant à conserver des données ayant une valeur probatoire ou des effets juridiques concerne toutes les personnes juridiques sans exception, qu'elles soient physiques, morales, privées ou publiques. En effet, la question de la conservation des documents électroniques fait l’objet de nombreuses réflexions tant pour les administrations que les entreprises.

Avec l’avènement du numérique, les rayonnages de documents papier archivés dans les entreprises ou les administrations devraient progressivement faire place à des systèmes d’archivage électronique. En général, on dit que le papier confère la pérennité à l’acte/document. Le support électronique est, quant à lui, sujet de méfiance pour les entreprises (incertitude de l’intégrité du document et de sa lisibilité ultérieure). Ceci explique sans doute pourquoi le marché attend des règles d’archivage précises.

L’étude des textes législatifs et réglementaires relatifs à l’archivage ainsi que des normes techniques permet d’établir les principes qui doivent guider l’élaboration et la mise en place d’un système d’archivage, en rappelant toutefois que l’archivage d’un type de document donné (fiches de paie, contrats, etc.) nécessitera une étude juridique spécifique. En effet, chaque finalité et domaine juridique a sa spécificité propre (durée de conservation, accès des tiers…). Néanmoins, l’archivage électronique repose sur un socle commun d’exigences juridiques.

Le livre rouge que la Société INFORCA MONACO propose répond aux attentes des entreprises et de leurs clients dans le domaine de l’archivage. Celui ci a été rédigé par le cabinet d’avocats CAPRIOLI & Associés qui a développé un savoirfaire éprouvé depuis de nombreuses années en ce domaine complexe, aux techniques variées (GED, EDI, mail, signature électronique).

Nous commenterons les principes juridiques énoncés dans les textes législatifs et réglementaires qui nous semblent les plus significatifs ainsi que les notions fondamentales de l’archivage. Cette analyse doit permettre de déterminer les critères de fiabilité que doit respecter un système d’archivage.

Depuis 2000, la société INFORCA MONACO apporte aux utilisateurs son expertise dans le domaine du stockage, de la sauvegarde et de la sécurité des données mais aussi dans celui de l’archivage.

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SOMMAIRE

I. LES OBLIGATIONS DE CONSERVATION / D’ARCHIVAGE DANS LES TEXTES

A. Preuve des actes juridiques
B. Validité de l’écrit sous forme électronique
C. Les factures électroniques signées
D. L’archivage des contrats conclus avec des consommateurs
E. Les conditions contractuelles en ligne
F. La passation de marché public en ligne

II. LES NOTIONS JURIDIQUES FONDAMENTALES

A. Les principales distinctions

1. Archivage/conservation
2. Actes/faits juridiques
3. Contrats sous forme électronique/ par voie électronique
4. Archivage droit public/droit privé

B. La nature du document archivé

1. L’écrit original
     a. Formalisme juridique
     b. Exigences fonctionnelles de l’écrit sous forme électronique
2. Copie d’un acte
     a. Fidélité de la copie
     b. Durabilité de la copie
3. Délais d’archivage

III. LA FIABILITE DU PROCESSUS D’ARCHIVAGE

A. La sécurité nécessaire du processus d’archivage
B. La traçabilité, caractéristique essentielle de l’archivage
C. L’auditabilité du processus, mise en place d’une politique d’archivage

IV. INFORMATIONS PRATIQUES ICONOGRAPHIE